Que relatórios de bar e restaurante preciso para gerir o meu negócio?

Os relatórios para bares e restaurantes são muito úteis para fazer as métricas dos seus objetivos, identificar erros materiais e humanos ou detectar novas oportunidades para o seu negócio.

Além disso, com estes relatórios terá a capacidade de saber quais são os pontos fortes e fracos do seu restaurante, o que lhe permitirá fazer um plano para resolver problemas a tempo.

Cada área do seu restaurante precisa de um relatório. Desde a área de vendas até ao serviço de delivery. Parece complicado, não é?

Não se preocupe! Neste artigo, mostramos-lhe como cada tipo de relatório funciona rápida e facilmente para que possa melhorar os seus rendimentos e a gestão do seu local comercial.

Relatório de vendas, vital para o seu negócio

O principal objectivo dos relatórios de vendas é conhecer a rentabilidade do seu negócio

Se os números do seu restaurante permanecerem os mesmos, aumentar ou diminuir, deve reflectir isto no relatório de “vendas”. Desta forma, saberá se as mudanças que implementou estão a funcionar ou se, pelo contrário, precisa de reformular as suas estratégias.

Não confundir o relatório de vendas com o relatório do menu

O relatório de vendas complementa o relatório do menu porque estuda a rentabilidade da oferta gastronómica proposta em relação a outros aspectos importantes.

Por exemplo, pode aprender sobre tendências e picos de vendas em função da época, horários de visita dos clientes, descontos oferecidos, e o tempo que leva para que um serviço completo seja realizado em cada uma das mesas.

A monitorização de toda esta informação evitará que cometa alguns erros e ajudá-lo-á a corrigir outros antes que seja demasiado tarde.

Relatório sobre exclusões

Não se esqueça de fazer um relatório de exclusão económica. As informações nela incluídas deverão permitir-lhe conhecer o nível de devoluções, descontos, convites e ofertas que tenham sido feitas à sua empresa.

Desta forma, poderá acompanhar quais os pagamentos que não são efectuados por cada serviço e porquê. Se esta informação não for controlada, pode levar a problemas de fluxo de caixa, problemas de inventário e mesmo a um mau ambiente de trabalho.

É importante que as regras sobre exclusões sejam correctamente definidas e respeitadas por todos e cada um dos empregados.

Além disso, estes números permitir-lhe-ão conhecer os lucros obtidos no turno de cada empregado de mesa e avaliar o seu nível de desempenho

No entanto, lembrem-se que esta última informação será indicativa, porque há muitos outros factores que influenciam os lucros de cada turno: tais como as horas ou dias-chave (normalmente obtêm-se mais lucros no serviço de almoço do que nos de pequeno – almoço, por exemplo), o tempo (quando chove, muitos clientes preferem ficar em casa), o tipo de cliente (há clientes regulares que gastam sempre mais dinheiro do que outros), etc.

Inventário e seus relatórios

Outro dos relatórios dos bares e restaurantes que não pode faltar é o relatório do inventário.

Gastar na compra de alimentos é o segundo maior investimento num restaurante, apenas atrás dos custos de pessoal.

É necessário que o seu restaurante faça um relatório periódico sobre os produtos necessários para cobrir a oferta gastronómica; especificando as quantidades, bem como a sua frequência de fornecimento e utilização.

Com toda esta informação arquivada e encomendada, pode efectuar uma análise de quais os fornecedores mais adequados, os ingredientes que pode dispensar ou o número de produtos perdidos ou partidos, algo que pode parecer absurdo, mas que em alguns estabelecimentos é absolutamente essencial.

Relatórios para gerir o menu

Através dos relatórios do menu pode deduzir quais são os pratos mais populares entre os seus clientes e os lucros gerados para o negócio por cada um deles.

Esta informação é especialmente importante porque os pratos mais populares nem sempre são os mais rentáveis. Este relatório pode ajudá-lo a equilibrar os seus menus e a gerar mais lucro e menos despesas.

Por exemplo, se verificar que há uma refeição que é particularmente cara de preparar, mas que é muito popular entre os seus clientes, pode reduzir os custos dos outros itens do menu para aumentar o seu lucro.

Contudo, se uma refeição que é dispendiosa de preparar não for bem recebida pelos nossos clientes, podemos substituí-la por outra refeição que seja mais barata e talvez melhor recebida.

Com os resultados da sua análise do relatório do menu, pode fazer modificações nos pratos e obter uma maior rentabilidade para o seu restaurante sem ter de retirar o prato do menu.

O relatório de gestão do menu anda de mãos dadas com a tabela de custos para fixar o preço do seu menu de acordo com o custo dos seus ingredientes. Verifique o nosso post sobre o que é e como utilizá-lo para se certificar de que não se engana ao definir o seu menu.

E quanto ao pessoal? Relatório da folha de pagamento

Nenhum restaurante pode funcionar sem o seu pessoal. É por isso que um dos relatórios dos bares e restaurantes que não se pode ignorar é o relatório da folha de pagamentos.

Os relatórios detalham todos os aspectos relacionados com o pessoal, tais como as suas horas, o seu salário, a sua atitude ou capacidade de aprendizagem e quaisquer outros dados que nos permitam monitorizar o seu desempenho na empresa.

A utilização de software para registar as horas de entrada e saída dos empregados é uma boa forma de obter um relatório completo dos salários.

Esta tecnologia ajuda-o a controlar as horas extraordinárias e ajuda-o a comunicar os atrasos do pessoal quando necessário, entre muitas outras coisas. Além disso, desta forma cumpre os regulamentos actuais, que exigem um registo do tempo de trabalho dos seus empregados.

Relatório especial para delivery

Os relatórios dos serviços de delivery são uma grande ajuda para os restaurantes para manterem a qualidade da sua gestão de entrega de alimentos.

Fazer um relatório económico do restaurante sobre o serviço de entrega permite saber se a estratégia de encomenda e entrega é adequada, bem como o nível de contribuição deste tipo de tarefas para a economia da empresa.

Estes relatórios reflectem também o nível de satisfação do cliente com a plataforma e o sistema de delivery em geral, incluindo reclamações e comentários positivos sobre o serviço.

Para não ficar de fora, relatórios especiais de delivery ajudam-no a saber as horas do dia em que há maior procura, um detalhe que lhe permitirá planear os horários dos seus empregados e evitar o caos no seu negócio.

Relatório sobre o comportamento e lealdade do cliente

Um relatório sobre o comportamento e nível de satisfação dos seus clientes permite-lhe oferecer um serviço especializado para aqueles que visitam regularmente o seu estabelecimento, bem como identificar padrões ou tendências que o ajudarão a atrair novos clientes.

Este relatório analisa e regista as opiniões do seu público alvo, clientes frequentes, a sua gama de gastos durante a sua visita, o seu nível de lealdade ou os seus pratos favoritos.

Não menospreze a importância deste relatório: lembre-se que o deve ao seu público e quanto mais souber sobre eles, mais eficaz será.

Importância dos relatórios de bares e restaurantes

O principal objetivo dos relatórios de bares e restaurantes é identificar os nossos erros a tempo e aproveitar os nossos pontos fortes no momento certo.

Além disso, se conhece os seus pontos fracos, tem a oportunidade de os transformar em pontos fortes, mas se não sabe o que funciona no seu negócio e o que não funciona… as suas hipóteses de sucesso são reduzidas. E qualquer revés pode tornar-se um inimigo de origem desconhecida que não sabemos como combater.

Agora já sabe quais são os principais relatórios que precisam de ser realizados num bar ou restaurante. Se conseguir criar um ficheiro eficaz com todos eles, os seus conhecimentos sobre o seu próprio negócio permitir-lhe-ão geri-lo melhor do que nunca. Pronto para impor os seus próprios limites?