Contabilidade de um bar: um guia para principiantes

Quer aprender como manter a contabilidade de um bar? Neste posto dar-lhe-emos algumas dicas que lhe permitirão gerir correctamente as finanças do seu negócio de hospitalidade.

Hoje em dia, há muitos hoteleiros que decidem tomar o controlo das suas finanças empresariais por conta própria. Uma tarefa que pode ser complexa no início, mas a longo prazo acaba por ser uma forma que lhe permite estar sempre ciente da forma como o seu negócio está a evoluir e, portanto, poderá tomar decisões rápidas para corrigir más direcções.

Se quiser saber mais sobre financiamento de restaurantes e bares, não perca este pequeno guia que preparámos para si.

Porque é que precisa de aprender sobre contabilidade de bares?

Como empresário de restaurante precisa de saber sobre controlo contabilístico porque só você sabe até onde quer levar o seu negócio. Trata-se de cuidar dos seus bens duramente conquistados num mercado competitivo.

É exactamente por isso que precisa de saber como gerir os seus resultados. Desta forma, poderá gerar uma margem de lucro acima da média e manter a rentabilidade do seu negócio a flutuar, independentemente das flutuações do mercado.

É necessário aprender a manter um controlo preciso das receitas, despesas operacionais, utilização da mercadoria, custos de mão-de-obra, etc. Em suma, a contabilidade adequada de cada moeda que entra ou sai do seu negócio permitir-lhe-á conceber uma estratégia comercial flexível. E desta forma, assegurar a sustentabilidade e longevidade do seu estabelecimento.

Como é que se mantém a contabilidade de um bar?

Aqui estão 7 dicas gerais a ter em mente para manter as finanças de um bar no bom caminho:

1. Implementar software de gestão financeira

Acontabilidade de um bar pequeno ou grande é um desafio mesmo para especialistas na área da contabilidade. É por isso que precisa de se armar com as ferramentas tecnológicas que estão à disposição dos empresários da hotelaria.

Hoje em dia existem softwares de previsão e financeiros que o podem ajudar nesta importante tarefa. Basta certificar-se de que escolhe um compatível com qualquer software de facturação de bares e restaurantes.

Este sistema é adequado para manter as suas contas comerciais de hospitalidade, automatizar o fluxo de caixa, gorjetas, facturas e dinheiro. Também pode ser utilizado para gerir adequadamente as pedidos on-line e recolher dados dos seus potenciais clientes.

2. Fazer um controlo contabilístico regular

É importante não deixar tudo para a última hora, especialmente quando se trata da contabilidade do seu negócio. É apropriado fazer a contabilidade de um bar numa base regular, com pouco tempo entre uma supervisão e a seguinte.

Recomendamos fazer as finanças numa base semanal e periódica, certificando-se de que o trabalho não se acumula. Desta forma, poderá comparar os períodos de vendas por semana e determinar quais foram os mais frutuosos. Desta forma, é possível corrigir quaisquer más tendências quando se está a começar.

Certifique-se de que adquire o hábito de o fazer desta forma para que possa ter as suas finanças empresariais sob controlo. Poderá mesmo criar um plano de acção a tempo, no caso de detectar uma possível crise financeira.

3. Revisar a contabilidade segundo o princípio da especialização dos exercícios

Recomendamos que reveja a contabilidade para um bar numa base de acumulação e não numa base de caixa. Isto permitir-lhe-á manter registos precisos que reduzirão a probabilidade de cometer um erro em qualquer número.

Note-se que é necessário verificar as entradas no momento em que o pagamento é efectuado e não quando o pagamento é efectuado. Esta é a forma recomendada para obter uma imagem precisa das verdadeiras receitas e despesas do seu negócio de hospitalidade.

Lembre-se que, na maioria dos casos, a contabilidade de caixa é propensa a erros, especialmente se não tiver um sistema automatizado no seu negócio. Por isso, evite dores de cabeça no futuro.

4. Manter os salários actualizados

Certifique-se de que os seus salários estão actualizados. De preferência especificado por área, de acordo com cada membro da equipa que trabalha no seu negócio, seja gerente, cozinheiro, ou pessoal de mesa, bar e limpeza; etc.

A especificação por área irá ajudá-lo a manter um controlo assertivo do salário ganho por cada empregado, de acordo com a sua posição. Isto reduzirá a probabilidade de cometer erros que incomodem os membros da equipa, ou prejudicam o restaurante.

Esta é uma das formas de controlar exactamente quanto é gasto em pessoal em cada mês. No entanto, se tiver um sistema de contabilidade de restaurante, será muito mais fácil manter um registo destas variáveis da folha de pagamento.

5. Manter uma administração diária e controlo de custos

A contratação da ajuda de especialistas na área pode envolver um investimento extra. No entanto, estamos certos de que se trata de um investimento que vale a pena, porque o ajudarão a compreender melhor as finanças da sua empresa e também a manter tudo actualizado.

Recomendamos também a compra de equipamento e instalações eficientes e económicas em termos energéticos. Isto permitir-lhe-á fazer economias consideráveis, até ao ponto de manter o seu controlo contabilístico sob controlo.

Este é um investimento inteligente porque ajuda a poupar custos a médio e longo prazo. Portanto, todos os recursos em que investir serão recuperados em menos tempo do que pensa, e isso traduzir-se-á sempre em lucros.

6. Contrate uma equipa qualificada

O trabalho contabilístico não tem necessariamente de estar sempre sobre os seus ombros. Para aliviar um pouco o fardo, pode contratar uma equipa especializada em finanças hoteleiras, uma que lhe possa dar uma ajuda real.

A gestão de sistemas de contabilidade hoteleira é necessária para o ajudar a interpretar aspectos importantes das suas finanças. No entanto, lembre-se que se trata de uma ajuda extra que terá, não significa que ficará completamente desligado do trabalho de contabilidade.

É necessário supervisionar todo o trabalho e tentar familiarizar-se rapidamente com aquilo que não compreende. Para que seja fácil para si manter-se a par de toda a contabilidade para o seu negócio de hospitalidade.

7. Verifique os movimentos dos seus cartões de crédito

É estritamente necessário que acompanhe as transacções do seu cartão de crédito e que as compare com o seu saldo bancário total. Esta monitorização constante permitir-lhe-á saber que está a consumir um equilíbrio reconciliado, ou seja, um equilíbrio sem débito.

Tem de fazer esta verificação constantemente, pelo menos duas vezes por mês, dependendo do seu nível de consumo. Isto irá poupar-lhe muitos problemas no final do ano e irá também poupar-lhe a tarefa esmagadora de fazer uma revisão muito extensa durante as tarefas de contabilidade de um bar.

O importante neste momento é certificar-se de que não gasta mais do que ganha mensalmente ou anualmente no seu negócio. Para que mantenha uma contabilidade precisa e eficiente que não o leve à falência.

Mas por onde começa com as suas finanças empresariais?

Não se preocupe se ainda não tiver a certeza de onde deve começar com o trabalho de contabilidade do seu negócio gastronómico, como explicaremos a seguir.

Para começar, é necessário manter um registo das suas finanças. Isto significa que precisa de compilar um documento de declaração de lucros e perdas para o seu negócio de hospitalidade, tão detalhado quanto possível.

Pode fazê-lo em papel, num livro razão, numa folha de cálculo digital ou num programa especializado. Com esta declaração, poderá identificar a rentabilidade do seu negócio ao longo de um determinado período de tempo.

Aconselhamo-lo a fazer as suas declarações de lucros e perdas num ciclo de 4 semanas e 28 dias. Desta forma, manterá o mesmo número de dias em cada registo e será mais fácil fazer comparações entre os diferentes períodos.

Que informações colocar na sua declaração de ganhos e perdas?

Praticamente, o que precisa de registar na sua declaração mensal de lucros e perdas são as seguintes variáveis:

Vendas

Certifique-se de anexar à sua declaração de ganhos e perdas um registo do dinheiro que colocou na caixa, resultante dos alimentos e bebidas que serve no seu negócio. É importante verificar os números para reduzir a margem de erro

Custo dos alimentos e do fornecimento de serviços

Trata-se de somar os números exactos do que se gasta em produtos não alimentares e consumíveis (tais como recipientes de take-away ou sacos de catering). Aqueles que lhe permitem responder às exigências do menu e do serviço que oferece no seu negócio e o ajudam a manter-se em actividade.

Custos de mão-de-obra

Na sua declaração de ganhos e perdas para a contabilidade de bares deve também incluir o que gasta no pagamento aos seus empregados. Pode colocar um valor que englobe o total das despesas salariais, ou uma declaração mais detalhada e sectorizada

Custos fixos

Anote o montante de dinheiro que gasta em aluguer, serviços públicos e eliminação de resíduos. Chamamos estes custos fixos, uma vez que devem ser adicionados à sua declaração de lucros e perdas numa base mensal.

Custos diversos ou pontuais

Na contabilidade, despesas diversas são aqueles pagamentos que são ocasionais. Ou seja, qualquer coisa em que se tenha de gastar dinheiro de forma irregular, tal como reparar uma máquina de café que se tenha avariado.

Em conclusão, a contabilidade de um bar pode ser um grande desafio. Faça-o com responsabilidade, empenho e não se esqueça de pedir ajuda especializada quando necessário.