Passos para optimizar a automatização das encomendas

A automatização das encomendas é um dos objectivos que impulsiona o desenvolvimento de uma gestão adequada do armazenamento, distribuição e a correcta preparação do seu serviço.

Para pequenos restaurantes, a gestão de encomendas pode ser uma tarefa fácil, mas à medida que se consegue mais clientes, as encomendas vão crescendo e é preciso estar preparado para as gerir adequadamente nesse momento.

Para o apoiar, partilhamos aqui conteúdos interessantes que o ajudarão a incluir nas suas acções empresariais que promovam a automatização das encomendas no seu restaurante.

Automatização de encomendas, passo a passo

Comecemos com um guia básico do que precisa de fazer para optimizar a automatização de encomendas, de modo a ter um roteiro claro, que o ajudará ao longo de todo o processo.

Vejamos, sem mais delongas, as medidas que deve tomar para conseguir a automatização de encomendas no seu negócio:

1. Estabelecer objectivos que pretende alcançar ao aplicar este processo no seu restaurante, desta forma será capaz de determinar as necessidades reais de automatização de encomendas.
2. Identificar as fases de preparação da encomenda, o que lhe permitirá definir a automatização do serviço.
3. Dar prioridade aos processos de optimização que o negócio requer, desta forma, é possível determinar o orçamento e o tempo estimado para implementar cada melhoramento.
4. Aplique a automatização de encomendas ao seu negócio que escolheu para a sua empresa.

Ao implementar a automatização é necessário fazer um conjunto de mudanças que permitirá à sua equipa desenvolver novas competências que enriquecerão a sua formação e, portanto, o seu desempenho.

O que é a automatização de encomendas?

Automatização são todas as acções tecnológicas que permitem o aperfeiçoamento das metodologias utilizadas pela sua empresa para proporcionar uma atenção memorável entre os seus clientes.

Além disso, com a automatização do processo de encomenda, procuramos melhorar a produtividade empresarial.

O que é a colheita?

A recolha ou preparação de encomendas é uma actividade que determina a recolha, preparação, armazenamento e actualização do inventário de bens.

O objectivo desta actividade é garantir que os produtos exigidos pelo cliente são realizados de forma adequada, cumprindo os prazos estabelecidos pelo serviço.

Características da preparação ou colheita de encomendas

Estas características de selecção ou preparação de encomendas incluem o seguinte:

• Possui pontos de controlo no armazém, que garantem a localização das mercadorias, a manipulação e a passagem de máquinas e pessoas.
• Mostra uma sinalização e organização adequadas das áreas de armazém.
• Estabelece uma sinalização para os bens.
• Estabelecer indicações para a mobilização e transporte das mercadorias localizadas no armazém.
• Gere instruções escritas ou de voz através de dispositivos electrónicos para atender as encomendas.
• Mantém um registo controlado do inventário dos bens que entram e saem do armazém.

Tipos de colheita

Colheita de lotes

A recolha de lotes pode ser feita manual ou automaticamente. Baseia-se na recolha de produtos em lotes, que são depois separados para lhe dar as referências que correspondem a cada encomenda.

Escolha a caixa

Este tipo de recolha baseia-se na recolha de produtos em conjunto, que inicia a preparação de encomendas em caixas de expedição evitando o processo de separação de produtos.

Escolha por luz ou pick to light:

Pick by light ou pick to light permite a preparação de encomendas de forma organizada e eficiente, colocando nas prateleiras produtos com a codificação atribuída para facilitar a selecção durante a pesquisa.

Escolher a voz

A pick to voice oferece um guia de pick to voice através de instruções de voz, utilizadas na preparação de ordens de pick to voice para acelerar o tratamento das ordens. Esta opção dá-lhe a liberdade de ter as suas mãos livres quando executa operações.

Métodos de optimização de encomendas

Para alcançar a optimização na preparação das encomendas de recolha, é necessário desenvolver uma metodologia que permita um melhor acesso aos produtos e garanta a sua distribuição adequada.

Os métodos de optimização desenvolvidos na preparação das ordens de recolha são

1. Implementar sistemas de gestão que permitam conhecer em tempo real a disponibilidade das encomendas.
2. Manter um controlo rigoroso sobre a gestão e as actividades internas relacionadas com as encomendas.

Etapas da preparação da encomenda

A fim de realizar a preparação de encomendas, é necessário cumprir uma série de etapas que decompõem os métodos utilizados para realizar cada uma das tarefas estabelecidas.

As fases de preparação da encomenda são:

1. Planeamento

Nesta fase, o planeamento e a organização das encomendas são efectuados.

Para ser mais eficiente, é aconselhável implementar sistemas de automatização de encomendas aqui. Isto simplifica o trabalho e a tomada da encomenda.

2. Excursão

O percurso é outra das fases de preparação da encomenda. Durante esta fase, a existência dos ingredientes necessários é verificada no armazém do seu restaurante

Nesta fase, a existência de um processo automatizado é ideal para aumentar a eficiência na sua cozinha.

3. Extracção ou recolha

O processo de extracção ou recolha da mercadoria varia de acordo com a localização do produto e o quão acessível é no armazém para iniciar, no menor tempo possível, a preparação das encomendas.

Nesta fase, é efectuada a verificação de que tanto o armazenamento como o inventário foram efectuados correctamente.

4. Verificação e preparação da encomenda

A verificação e preparação da encomenda é a última fase do processo. Assegura que cada uma das fases anteriores foi realizada correctamente e dá lugar à colheita.

Vantagens da automatização de encomendas

Caso ainda tenha dúvidas sobre os benefícios deste processo, deixamos-lhe as vantagens mais importantes de trabalhar na automatização das encomendas no seu restaurante:

• Aumentar a produtividade através da utilização de novas tecnologias.
• Optimizar e distribuir adequadamente o espaço
• Facilita o transporte de cargas durante a fase de armazenamento.
• Proteger e garantir a conservação da mercadoria.
• Garantir a logística e distribuição da mercadoria.
• Mantém um registo actualizado do inventário em tempo real.
• Tratamento adequado de falhas e controlo na presença de produtos com defeitos.
• Melhora a gestão da entrega de encomendas de acordo com a data de conclusão.
• Oferece informação exacta sobre a origem, localização e entrega das mercadorias.

Erros na preparação das encomendas

Geralmente, os erros mais frequentes na preparação das encomendas são encontrados no ambiente de trabalho e estes casos afectam significativamente a produtividade da empresa.

Aqui partilharemos alguns dos erros na preparação da encomenda:

• Instalações, equipamento e tecnologias inadequadas.
• Planeamento e metodologias mal aplicadas.
• Falta de educação e formação da equipa de trabalho.
• Pontos de acesso e identificação ineficientes.
• Fornecimento e identificação inadequada do produto.
• Mau manuseamento do inventário de produtos.

Com esta informação, esperamos que considere útil iniciar o processo de automatização de encomendas no seu restaurante.